小菅祐介税理士事務所 > 記事コンテンツ > 会社が書類整理しておくべき理由とは？
日々の業務で発生する書類の中には、法令により保存が義務付けられているものもあります。
これらを適切に整理・管理していないと、思わぬ不利益やリスクを招く可能性があるため注意が必要です。
本記事では、会社が書類整理を行うべき理由について紹介します。
事業活動を行う以上、必ず発生するのが書類です。
会計関係書類、契約書、社内稟議書、人事関係書類など、その種類は多岐にわたります。
これらを適切に整理・保管しておくことは、単なる事務作業ではなく、企業経営の基盤を支える重要な取り組みです。
会社が書類整理を徹底すべき理由としては、主に以下が挙げられます。
会社には、法律によって保存が義務付けられている書類が数多く存在します。
法人税法や会社法、労働基準法などの各種法令により、それぞれ保管期間が細かく定められています。
たとえば、会計帳簿や決算書、請求書、領収書などは原則として7年または10年の保存が必要です。
また賃金台帳や労働者名簿、雇用契約書などの労務関係書類についても種類ごとに一定期間の保存義務が課されています。
これらを適切に管理しなければ、法令違反となるおそれがあるため注意が必要です。
書類が整理されていれば、必要な情報をすぐに確認できます。
過去の契約内容や取引条件を確認する場面は一定数発生するため、探す時間が減ることで、業務の生産性が向上します。
また、担当者が異動や退職をした場合でも、書類が体系的に管理されていれば業務の引き継ぎがスムーズです。
情報が属人化していると、担当者が変わるたびに混乱が生じるおそれがあります。
整理された書類は、会社全体の共有資産といえます。
税務調査が行われた場合、過去数年分の資料の提出を求められることがあります。
書類が整理されていないと、必要な資料を速やかに提示できず、調査官に与える印象が悪くなるおそれがあります。
また、労働トラブルが発生した際には、過去の人事記録が重要な証拠となるため、管理が不十分だと会社に不利な状況を招く可能性があります。
さらに、契約書が整理されていれば、紛争時にも内容をすぐに確認できます。
適切な書面管理は、会社を守るための重要な備えといえるでしょう。
書類整理は、情報漏洩を防止する観点からも重要です。
契約書や顧客名簿、従業員情報などには機密情報や個人情報が含まれており、管理が不十分な場合、紛失や不正持ち出しのリスクが高まります。
書類の保管場所を明確にし、閲覧権限を制限するなどの管理体制を整えることで、情報漏洩の防止につながります。
書類整理を効果的に進めるためには、一定のルールを定めて計画的に取り組むことが大切です。
まず書類の種類ごとに保管期間や保管方法を整理し、社内で共有することが重要です。
保管期間が異なる書類を混在させると管理が煩雑になるため、分類基準を統一し、廃棄基準も明確にしておきましょう。
次に、保管場所や管理責任者を明確にし、誰がどの書類を管理しているのかを把握できる体制を整えます。
責任の所在を明確にすることで、紛失や管理漏れを防ぐことができます。
一度整理して終わりではなく、定期的に書類の管理状況の確認を行うことが大切です。
継続的な見直しにより、整理された状態を維持できます。
書類の保管には、保管スペースの確保やキャビネットの購入、倉庫の賃料、管理にかかる人件費など、目に見えないコストが発生しています。
書類保管コストを削減する方法としては、主に以下が挙げられます。
まず取り組むべきなのは、保管期間が経過した不要書類を定期的に整理・廃棄することです。
法定の保管期間を確認したうえで計画的に廃棄を行えば、保管スペースを圧縮できます。
ただし、誤って必要書類を廃棄しないよう注意が必要です。
書類を電子データとして保存すれば、物理的な保管スペースを大幅に削減できます。
電子帳簿保存法の要件を満たせば、紙での保管が不要となるケースもあります。
検索性も向上するため、業務効率の改善とコスト削減を同時に実現できます。
ただし、法令要件を満たす形式で保存することが前提です。
紙と電子のどちらを採用する場合でも、管理ルールの明確化が重要となります。
書類整理をきちんと行うことで、法令遵守だけでなく、業務効率の向上にも直結します。
また、税務調査やトラブルへの備えとしても重要な役割を果たします。
書類整理に関してお悩みの場合は、税理士に相談することをおすすめします。