小菅祐介税理士事務所 > 記事コンテンツ > 出張旅費の精算方法と領収書の保管期限は？
役員や従業員が出張を行った際に発生する出張旅費は、適切な方法で精算処理を行う必要があります。
税務上、出張旅費の精算方法や領収書の保管方法が不適切であると、経費として認められない可能性が発生します。
本記事では、出張旅費の基本的な精算方法から、領収書の保管ルールなどについて解説します。
会社業務のために出張した際に支払う交通費や宿泊費、日当などは、出張旅費として経費計上することが可能です。
税務上、業務に関連する適正な金額であれば、法人の損金（経費）として計上することができます。
また、支給される旅費や日当のうち、通常必要と認められる範囲の金額であれば、受け取る個人側でも所得税が非課税となる扱いが受けられます。
ただし、プライベートな旅行費用を混同している場合や、社会通念上高額すぎる手当を支給している場合は、役員賞与や給与とみなされて課税対象となるケースもあるので注意してください。
法人税や所得税の税務調査において指摘を受けないためにも、出張の目的や経路、金額の妥当性を証明できる体制を整えておくことが重要です。
出張旅費の精算方法には、大きく分けて実費精算と定額精算の2つの方式があります。
実費精算とは、出張者が実際に支払った金額を後から会社が支払う方法です。
新幹線や飛行機などの交通費、宿泊費について、実際の領収書をもとに金額を確認して精算を行います。
実費で支払った金額のみを経費とするため、計算の透明性が高く、余分な経費が発生しにくいという特徴があります。
一方で、出張のたびに領収書を確認して集計する必要があるため、経理担当者の確認作業や管理の手間が増加するデメリットがあります。
少人数の会社や出張の頻度が少ない企業において多く採用されている方法です。
定額精算はあらかじめ社内で作成した出張旅費規程に基づき、役職や出張先に応じて決められた金額を支給する方法です。
たとえば、日帰り出張の日当として3,000円、宿泊を伴う出張の宿泊費として一律10,000円を支給するといった運用を行います。
規程で定められた適正な範囲内であれば、領収書の金額にかかわらず定額を支給しても、税務上損金として認められます。
実費の集計や領収書の1枚ずつの確認が不要になるため、経理処理の負担を大幅に削減できるメリットがあります。
また、受け取る出張者側にとっても、通常必要と認められる範囲の定額手当であれば非課税として扱われるため給与課税されません。
税務調査においては、支払った経費が実際に業務のために使われたかを確認するため、領収書の保管が求められます。
具体的に確認していきましょう。
法人における領収書の保存期間は、法人税法により原則として7年間と定められています。
繰越欠損金が存在する事業年度については、最長で10年間の保存が必要となる場合があります。
日付順や出張ごとに整理し、誰がどのような目的で支払ったのかを明確にして保管しておくことが基本です。
紙の領収書で受け取った場合は、台紙に貼るなどして紛失を防ぎ、保管場所を決めて管理を行うことが求められます。
電子帳簿保存法の改正に伴い、領収書の電磁的記録による保存ルールが整備されています。
新幹線や航空券をインターネットで購入した際の発行データや、電子化された領収書は、一定の要件を満たした上で電子データのまま保存する必要があります。
また、紙で受領した領収書についても、スキャナ保存制度の要件を満たすことで、画像データとして保存して原本を破棄することが可能となります。
今回は出張費用について解説しました。
出張旅費の精算と領収書の保管は、会社の経理処理において重要な位置を占めています。
出張旅費規程は、出張の実態と支給額の妥当性を確認し、業務上通常必要と認められる範囲で運用することが大切です。
出張旅費規程の作成をお考えの方は、税理士に相談することをおすすめします。