小菅祐介税理士事務所 > 記事コンテンツ > 電子帳簿保存法に対応した領収書の保存ルールとは
2022年1月の電子帳簿保存法改正により、領収書や請求書などの保存方法が大きく変わりました。
メールやクラウドサービスで受け取った領収書は、紙に印刷して保管するだけでは要件を満たさない場合があります。
本記事では、電子帳簿保存法に対応した領収書の保存ルールについて解説します。
電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿や書類（請求書、領収書、契約書など）を納税者の帳簿書類の保存に係る負担軽減等を目的として制定されました。
電子帳簿保存法では、帳簿や書類などの保存方法を次の3つに区分しています。
「電子帳簿等保存」とは、会計ソフトなどで作成した帳簿や決算書類を、一定の要件を満たしたうえで、印刷せずに電子データのまま保存することをいいます。
一方、領収書については、「スキャナ保存」と「電子取引による保存」が関係します。
領収書については、以下のように保存します。
紙で受け取った領収書は、従来どおり紙のまま保存できます。
また、一定の要件を満たせば、スキャナーで読み取り電子データとして保存することも可能です。
メールで受領したPDFの領収書や、ECサイト・クラウドサービスからダウンロードした領収書は、電子取引データに該当します。
これらは電子データのまま保存することが義務付けられており、印刷した書面のみを保存する方法は認められていません。
電子取引で受け取った領収書などの電子データは、次の要件を満たして保存する必要があります。
電子データには、改ざん防止措置を講じる必要があります。
具体的には、タイムスタンプを付与する、訂正・削除の履歴が残るシステムを利用する、または改ざん防止のための事務処理規程を策定・運用するなどの方法があります。
税務調査があった際には、保存した電子データを速やかに確認できる状態にしておく必要があります。
ディスプレイやプリンターなどを備え付け、必要に応じて画面表示や印刷ができるようにしておきましょう。
保存した電子データは、取引年月日・取引金額・取引先の3項目で検索できる必要があります。
さらに、日付や金額の範囲指定検索や、複数項目を組み合わせた検索ができることも原則として求められます。
ただし、基準期間（2年前）の売上高が5000万円以下など一定の要件を満たす場合は、検索要件が不要となります。
システム整備が間に合わない、人手不足、資金不足など、保存要件を満たせない相当の理由がある場合は猶予措置の適用を受けられることがあります。
この場合でも、税務調査の際に電子データやその出力書面を提示・提出できるようにしておく必要があります。
領収書などの国税関係書類は、原則として7年間保存する必要があります。
法人・個人事業主ともに保存義務があるため、電子データも紙の書類と同様に適切に管理しなければなりません。
なお、法人で欠損金が生じた事業年度などは保存期間が10年となる場合もあります。
電子帳簿保存法に対応するためのポイントとしては、主に以下が挙げられます。
電子データの保存方法や保存場所を社内で統一しておくことが重要です。
担当者ごとに管理方法が異なると、必要なデータを見つけられなくなる可能性があるため、注意が必要です。
電子帳簿保存法に対応した会計ソフトや経費精算システムを利用することで、保存要件を満たしやすくなります。
領収書の管理だけでなく、経理業務全体の効率化にもつながります。
電子帳簿保存法に違反した場合、直ちに罰則が科されるわけではありません。
しかし、電子データの隠蔽や改ざんなど悪質な不正があった場合には、重加算税が加重されることがあります。
また、適切な保存が行われていない場合は、税務調査で指摘を受ける可能性もあるため、日頃から適切な対応を心掛けることが大切です。
電子帳簿保存法では、紙の領収書と電子データの領収書で保存方法が異なります。
とくに電子取引で受け取った領収書は、電子データのまま保存することが義務付けられているため、注意が必要です。
電子帳簿保存法への対応でお困りの方は、専門家である税理士に相談することをおすすめします。